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项目正式沟通渠道形式特点及改进

作者: 发布时间:2020-01-20 14:45:09 阅读: 38 次

摘要

沟通渠道形式的选择会直接影响项目的发展及结果,选择合适的正式沟通渠道不仅可以提高沟通效率、准确性、节约人力资源,同时也可以激发项目组成员的工作积极性、团队合作力以及工作幸福感。对于项目组团队建设这一块也是现代企业越来越开始注重的一个元素,区别于以往领导和员工单纯的上下级关系,不仅仅局限于领导下发任务指令和完成决策,员工仅仅完成工作任务,创造一个让员工感到积极的工作环境,团队共同决策、团队建设逐步作为一种文化融入到现代企业中。

关键词:正式沟通渠道、团队建设、共同决策

研究意义及目的

项目最主要的沟通方式是正式沟通以及非正式沟通。其中,非正式沟通是正式沟通的有力补充。还有其他方式的沟通有单向沟通、双向沟通、上行沟通、下行沟通、平行沟通、书面沟通和口头沟通等。本文以正式沟通作为研究对象展开探讨。

正式沟通渠道形式是项目管理的职能领域-沟通管理中的一块内容。正式沟通渠道形式的运用在现代项目的管理过程中越来越被重视。

畅通有效的沟通是项目成功的基础,旨在满足项目组成员最基本的信息需求。沟通渠道形式的选择会直接影响项目的发展及结果,选择合适的正式沟通渠道不仅可以提高沟通效率、准确性、节约人力资源,同时也可以激发项目组成员的工作积极性、团队合作力以及工作幸福感。对于项目组团队建设这一块也是现代企业越来越开始注重的一个元素,区别于以往领导和员工单纯的上下级关系,不仅仅局限于领导下发任务指令和完成决策,员工仅仅完成工作任务,创造一个让员工感到积极的工作环境,团队共同决策、团队建设逐步作为一种文化融入到现代企业中,这也是笔者比较重视的一个方面。

在传统沟通渠道的基础上进行优化改进,为了能更适应当前多变的项目环境,并创造良好的项目组团队氛围,使项目更为人性化的开展,就当前的形式和未来趋势来看,本课题具有一定的研究价值。

国内外研究现状

正式沟通渠道领域的研究最早是在国外,正式沟通渠道是组织沟通的一个分支。早期的组织沟通、大众交流及商务信息及需要追溯到1930年至1950年所发表的研究报告中。在那个时候,组织沟通开始作为一门学科由一些对商务演讲及书面报告特别有兴趣的专家的演讲组成。目前该领域已经很好的建立在自己的经验和理论上,对于其他领域有了明显的区分。

而国内这一领域的研究相对较晚,研究成果也较为贫瘠。从国内情况来看,国内很多国企和自主企业在运用、学习及效仿国外的管理模式的同时建立适合自己的正式沟通形式,但这对于组织沟通这方面的重视程度大多数仅局限于不影响企业正常运作。很多外企仍就沿用自己在国外的一套沟通模式及流程。组织沟通虽说早在上世纪五十年代已经开始建立自己的理论和体系,但是并不是在企业管理中起到主导地位的。能够较为重视组织沟通的企业本来就是少数,能对组织沟通做一个深刻的研究的更为罕见。

正式沟通渠道形式及特点

目前最常用的正式沟通渠道形式的是由Bavelas(巴维拉斯)等人提出的,有五种基本形式:链型、Y型、轮型、环型和全通道型。

链型沟通渠道的信息是一级一级传递的,信息可以从上往下传递,也可以从下往上传递。居于最上端和最下端的小组成员、组织或者部门只能和一个相邻的小组成员、组织或者部门传递信息,而居于中间的小组成员、组织或者部门可以和相邻的两个小组成员、组织或者部门互传信息。这种沟通形式的优势在于信息传递快,准确性高。而劣势就是信息可能被层层筛选,高层可能不能完全真实了解下层的真实情况,得到信息不完整;同样下层可能无法了解到高层信息的真正含义及其他有用的信息。

Y型沟通渠道是在链型沟通渠道的基础上衍化而来,有一个项目组成员处于沟通的中心位置,信息传递的准确性及效率很大程度上取件于该名成员。这种沟通渠道形式相对比较中庸。

轮型沟通渠道也叫星型沟通形式,和Y型沟通渠道比较相似,但中心主管人员的领导力更为突出,同时对其所有下属成员进行沟通联系、传递信息及发布指令,同时也汇集来自各个成员的信息,成为全面了解情况的人,而下属成员相互不发生沟通。这种沟通形式优势在于加强信息控制,工作效率较高。劣势是团队士气较低。

环型沟通渠道中,每项目组成员或部门都可与其他相邻的两个成员或部门进行信息沟通。这种沟通形式有助于提高群体成员的士气。劣势在于没有一个起到主导控制地位的部门来掌控全局信息,信息传递可能重复或者不到位,工作效率受牵制。

全通道型沟通渠道中每个项目组成员之间都有联系,互相传递信息,彼此十分了解。优势在于信息交流是全通的,民主气氛浓厚,很大程度上提高了成员之间的合作精神,在如此一个民主气氛十分浓郁的领导集体中,成员之间总是能相互交换想法,往往通过协商做出决策。劣势在于信息传递及决策的速度较慢。

正式沟通渠道改进形式特点及运用

上述五种沟通渠道是最基本的形式,本身并不完善,较难应对实际复杂的项目环境。特别是规模较大的项目组,在项目进行过程中,实际沟通很难落实到每一层。介于这一点,笔者对此五种沟通形式进行运用上的改进,根据项目本身的重要性以及紧急程度,提出了以下四种侧重于团队建设的组合形式正式沟通渠道,分别为重要紧急型、重要不紧急型、不重要紧急型和不重要不紧急型。

 

重要紧急型,各部门之间采用链式沟通;部门内部成员采用全通道式沟通。特点是项目组中每个成员都能掌握较全面的信息,有较快的解决问题的速度,团队士气会比较高。

重要不紧急型,各部门之间采用全通道式沟通;部门内部成员采用全通道式沟通。特点是项目组中每个成员都能掌握较全面的信息,有较为准确的信息传递。有充裕的信息传递时间,对于决策能有更好的把握,团队士气会比较高。

不重要紧急型,各部门之间采用环式沟通;部门内部成员采用轮式沟通。特点是项目组中每个成员无需掌握全局信息,可以减少项目组成员精力的浪费。各部门领导能力突出,有较快解决问题的速度。

不重要不紧急型,相关负责人采用点对点沟通。特点是把项目组成员不需要了解全局信息,可以把精力花费在其他更有意义的项目中,项目信息传递准确性高。

需要指出的是,“不重要”的项目不代表可以敷衍对待,同样的“不紧急”的项目也不代表可以懈怠,就算是不重要不要紧急的项目同样需要认真对待,上述四种沟通渠道形式主要还是应对项目的战略思路参考。

对于“重要”和“紧急”的定义也不是硬性的。项目的“紧急”性其实显而易见,根据项目计划及过去经验可以评估项目是否紧急。而项目的“重要”和“不重要”判断依据可以参考如下几个方面:

“重要”:重要客户,即大客户、知名企业、战略合作伙伴;产品在市场上占有较大份额;里程碑式项目,在全球有一定影响力、技术先进、打造品牌价值;有较大盈利空间;有不错未来前景等。

“不重要”:非重要客户,即不知名小客户、不看好的公司;没有太大盈利空间;占用较多公司资源但盈利较少;纯粹为了维护客户关系等。

当然对于一个项目在实际的运作中,任何方案及战略思路都只是起到参考作用,没有最完美的方案,灵活多变的控制才是更好的选择。

结尾

沟通管理的运用今后会越来越人性化,将与团队建设密切相关。同时也呼吁国内的企业家、专家、学者们发挥所长,能对该领域做一些深入的研究,也使中国能领跑世界。

参考文献

[1]王长峰,李建平,纪建悦主编。《现代项目管理概论》。北京:机械工业出版社,20072011.5重印)

[2]魏江,严进著。《管理沟通:成功管理的基石》。北京:机械工业出版社,2010.1.1

[3] 奥罗克著,康青译。管理沟通:以案例分析为视角(第4版)。北京:中国人民大学出版社。2011.1.1