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浅谈加强电力企业小型基建档案管理的有效途径

作者: 发布时间:2020-02-03 14:47:40 阅读: 45 次

摘要:随着电网“三集五大”体系建设的不断深入,小型基建的管理体系进一步明晰化,为规范财务核算管理创造了良好的条件。正是基于这种背景,加强小型基建工程档案管理的显得尤为必要。本文首先从小型基建档案管理特点切入,分析现阶段存在的问题;接着探讨完善小型基建档案管理的有效途径;在此基础上研究财务工作与档案管理配合衔接,以期对小型基建管理有指导意义。

关键词:小型基建;档案管理;有效途径

1.引言

电力小型基建项目是指通过一定数量的投资、组织配合实施,以形成固定资产为特点目标的一次性经济活动。项目主要为生产经营服务的生产调度设施、供用电营业用房、生产基地和不直接产生经济效益的非经营性基建项目。

随着电力企业基础建设的快速发展,小型基建项目开发建设也开始提速,形成了大量工程档案。比如项目前期有可研报告、批复文件、批准概算、建设工程规划许可证、施工许可证工程设计文件、施工图预算、招投标文件及中标通知书、合同等资料;实施过程有设计变更单、现场签证单、工程开竣工报告等资料;决算评价有工程结算书、工程竣工验收报告工程竣工财务决算审计报告等。这些档案是工程建设的真实记录,反映了工程建设全过程,也是竣工验收和固定资产交付的必要条件和凭证,为工程后评估控制提供重要依据。有序地管理好工程档案既是工程本身的要求,也是财务核算的需求。

2.小型基建档案的特点

小型基建的档案工作贯穿于工程建设的每个阶段,在施工过程中,要不间断地进行档案材料的收集、传阅、批示、积累、保存等工作。规范的档案能指导工程的建设,其完整性和准确性对工程建成后的生产管理、财务决算后评价也发挥着举足轻重的作用。针对小型基建项目的特殊性,对它的特点进行了梳理:

2.1档案的专业性

小型基建工程是一项涉及面广、知识门类繁多的系统工程,特别要充分考虑与电力建设的配套衔接,需经相关专业部门论证。所形成的文档内容、术语等都有鲜明的专业特点。

2.2档案形成的阶段性和成套性

小型基建一般分为规划、设计、施工、调试、验收等若干阶段,每个阶段都有独立、成套的档案资料。而从全过程管理的角度出发,必须对各阶段的档案及时归档、全程跟踪,从而动态地掌握整个工程的进展,建立预警机制。

2.3施工的多变性和资料的多样性

施工过程中,由于小型基建项目的特殊性,常常要求变更设计以适应施工。由于施工的变数较多,导致工程进展中相关部门需多次协调,明确各自的责任义务和权力。在这过程中形成了很多档案资料,如谈判记录、补偿协议及各种会议纪要等。

3.小型基建档案管理中存在的问题

3.1档案管理意识不强

参与建设的相关人员对工程的基础资料不能足够重视。特别是在施工过程中由于任务重、工期紧等因素,经办人员往往只重视工程进度和质量等问题,忽视档案的搜集整理与归档,致使很多基础资料不规范或缺失。

3.2档案管理不规范

档案质量不明确,缺乏统一管理模式。如联系单无规定格式、无顺序编号;重要材料甚至出现以复印件充当原件的现象。另外,档案不能及时传递到相关职能部门,如财务部门未能及时拿到相应的调整批复,就不能掌握小型基建工程的变化,致使费用不可控。

3.3档案归档不及时

档案归档时间未作要求,又无制度加于约束,或执行不到位。很多相关人员等完工办理验收时,才突击补充档案资料,严重影响资产的移交进度。 

4. 加强小型基建档案管理的有效途径

基于上述分析可以看到,小型基建项目管理复杂又极具挑战性;而其档案管理是一项重要的基础工作,为小型基建项目顺利开展起到强大的支持作用。它集专业性、科学管理、服务为一体,而目前现状远远不能满足正常管理的要求。

4.1加强档案管理的宣传力度,提高管理人员的业务素质。 

我们要从各项法律法规入手,加强宣贯,增强全员的档案管理意识。在此基础上针对施工中点多分散的特点,理顺各职能部门关系,对相关人员加以引导,使其明确各自职责任务。

同时,与工程建设相关的人员多数以技术专业为主,缺乏系统档案管理工作的业务技能。因此,加强专职人员的档案业务培训显得尤为重要。必须让他们熟知档案管理的相关法律制度,对小型基建工程资料的收集范围、移交时间和传递过程、竣工验收的基本要求有全方位的认识。

4.2转换观念,抓好小型基建档案的全过程管理工作

小型基建项目档案涉及到工程的方方面面,贯穿于工程建设的整个过程,而与之相适应,档案的管理工作也应强调过程管理。特别是在项目建设初期文件是项目的法律依据,也是设计的依据。而这些资料形成时间早,经手人多次更换容易散失。只有将这些前期文件收集齐全,才能掌握整个工程的来龙去脉,才能保证后续阶段的工作能顺利进展下去。

施工过程中,经办人要及时掌握有关档案形成的信息,密切与施工单位及职能部门保持联系,对应的档案要跟踪索取。对施工过程中的设计变更、材料补差等重大调整一定要落实签报流程,坚持所有档案真实可靠、签证齐备。

定期进行阶段性资料归档的清查,对缺少的部分列明清单。加强与施工单位和职能部门之间的横向协调。积极催讨缺少的资料,必要时上门索取。

4.3加强档案管理的信息化建设

档案管理不能光停留于纸质资料的归集,许多重要的文件资料,如合同、签报单、票据等可通过扫描、拍照等方式存储于磁盘及移动设备中,使得携带、保存、传输及使用变得更为灵活方便。这样既节约了办公成本,又避免原始资料由于频繁使用而引起的磨损或遗失,更利于专业管理,从而实现资源共享,提高了工作效率和质量。

另外,对档案资料分门别类进行电子化管理,可以方便资料归档和信息查找,也保证了档案信息的完整性和同步性,更能利用专业软件对相关数据进行分析统计,建立科学的预警机制。

5. 财务工作与小型基建的档案配合衔接

小型基建的相关档案资料既是会计凭证的重要组成部分,也是财务付款、竣工决算的重要依据。所以会计人员是档案工作规范化的积极推进者,也是最终的收益者。很多工程审计都是从财务凭证入手,层层揭示企业项目管理的全貌。可以说项目档案管理的好坏直接与会计核算的规范性息息相关。两者只有做好配合衔接,才能相互促进,进一步保障项目的规范有序地开展。

5.1发挥会计核算对小型基建档案管理的指导作用

《中华人民共和国会计法》、《电网公司会计基础工作规范》等法律法规对会计核算相应的基础资料做出了明确的规定。如工程款确认、付款应有正规发票、合同、决算,并经项目管理人员审核后签名或盖章等。由于有明确的规范可依,会计人员可以根据业务来判断需要业务部门提供相应文件资料作为凭证附件,提醒经办人完善项目档案,规范签报流程,必要时予以催讨。这种方式对小型基建项目档案规范化的促进作用是显而易见的。

5.2做好小型基建项目财务竣工决算阶段档案管理

从文件形成的角度来看,小型基建项目在财务竣工阶段应该形成档案文件的都已经形成,所有该归档的文件应该都已齐备,基本反映了项目的真实面貌。可以说,财务竣工决算是小型基建项目收集工程档案的重要环节。因此要抓住这一环节,做好项目档案的收集催讨工作,为建立科学完整的工程档案体系创造良好的条件。

5.2会计分析有助于建立小型基建预警机制

小型基建的相关文件资料需及时传递到财务部门。财务可以根据搜集到的文件、合同、概算等资料建立项目基本信息一览表,通过这个表可以清楚的看到项目的整个生命周期,为全过程管理创造了条件。

在此基础上,结合项目发生的实时数据可以做一个分析模板。从时限和费用两个方面进行把控,并设定偏差标准。如有重大偏差,可出现预警提示。通过这种方式可实现项目的动态管理,有效规避了项目超时或费用不可控的风险,保证了小型基建项目的顺利完工。

综上所述,小型基建的档案管理规范与否,关系到整个项目的健康发展。必须加强全员的风险意识来改进档案管理的手段,提高工作效率和工作质量,以适应现代化发展的需要;同时,由于小型基建工程信息量大、要求高,靠相关人员的经验来处理问题远远不够。必须采用科学化、精细化地管理模式来加强档案管理的信息化建设,实现全过程管理。财务人员在此过程中更要发挥专业指导作用,通过预警机制来推动小型基建档案管理的逐步规范。只有大力加强会计内控制度建设,严格按照法律法规来进行财务核算,必将对小型基建的档案管理起到推波助澜的效果,反过来也保证了会计核算的健康发展。


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