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语用原则在商务英语信函中的运用研究

作者: 发布时间:2020-02-03 15:36:46 阅读: 32 次

摘要:商务英语信函作为商务交流的一种重要方式在国际商务活动中起着非常重要的作用。它作为一种特殊形式的书面语言交际形式,自然也要受到语用原则的指导。本文通过一些具体的实例研究了语用原则在商务英语信函中的运用,以此来指导商务英语信函的教学和写作。

关键词:商务英语信函,语用原则,运用

 

一、商务英语信函与语用原则

商务英语信函是为了促进商务发展,用英语来反映商务活动的一种信函。在这个电子商务服务发展十分迅速,技术日益先进的现代社会,在一切依赖信息交换的竞争日趋激烈的商业领域,商务英语信函发挥着越来越重要的作用。写好英语商务信函不仅要求业务员具有良好的英语表达能力,掌握各种文体的格式,套用语,还要遵循语用原则。

语用原则包括合作原则和礼貌原则。合作原则更先是由美国语言哲学家Grice提出的,他指出在言语交际活动中,交际双方都有相互合作,以取得交际成功的愿望为了确保交际的顺利进行交际双方必须共同遵守一些基本原则诸如真实充分关联清楚等[1]这就是合作原则合作原则包括四个准则即质的准则﹑量的准则﹑关系准则和方式准则。质的准则要求说话人不要说虚假的话和缺乏足够证据的话;量的准则要求说话人所说的话应包含交谈目的所需要的全部信息,既不能过量也不能不足;关系准则要求说话人所说的话之间要有关联,不能离题;方式准则要求说话人说出的话语含义要明确,避免晦涩、歧义,要简练而富有有条理。后来英国语言学家利奇在合作原则的基础上又提出了礼貌原则作为对合作原则的补充。礼貌原则是说在交际活动中,交际双方要尽量展示自己的礼貌,尽量地抬高对方,贬损自己,说一些称赞对方的礼貌的话,减少不礼貌的不利于对方的言语行为。

二﹑语用原则在商务英语信函中的运用

语用原则是指导语言交际的最基本的原则,具有普遍性。商务信函是书面语言的一种,必须遵守语用原则。

(一)合作原则

1、质的准则

   质的准则在商务英语信函中的运用指的是内容要真实准确,比如产品的数量、规格、价格、交货日期、地点等等。这些内容涉及到双方的权利和义务,一定要准确清楚,否则会引起不必要的矛盾,导致贸易摩擦,严重的会引起双方关系的破裂和交易失败。

1 Dear Mr. / Ms, 
We have opened at the above address a sales office for our two kinds of products here in Shanghai province. We employ a staff of consultants and a well-trained service department which makes routine checks on all equipment purchased from us. 

   在这个信函中,目的地术语错误,上海是个城市而非省,不符合实际。根据实际情况,公司是为四种而非两种产品开设了销售部,也传递了虚假的信息,同样违背了质的准则。在英语信函的写作中,业务员一定要具备丰富的跨文化背景知识,而且要非常细心认真,否则一小点的失误都会给公司造成巨大的损失。

2 量的准则

在英语信函中,传递的信息量要足够,既不能过量,也不能不足。换句话说,就是用尽可能少的语言来表达交易活动所需要的全部信息。如果信息量不够,交易对方就不能全面了解你要表达的意思,如果信息量过多,同一个意思用不同的语句来表达,不但会使对方抓不住信函的主要内容,还会浪费对方包括自己宝贵的时间

2 Dear Mr. / Ms, 
Because the worker had mistaken the date for completion ,so he couldn’t go to your house in time, and the central heating system in your new house had not been completed by the date promised, I was so sorry about it

这则信函首先解释了由于工人弄错了日期导致没能按时到顾客的新家,以至于中央空调系统没能按时完成的,最后向顾客表示了诚挚的歉意。其实,顾客并不关心错误的原因,他们关心的是问题怎么解决,所以这个例子应改成下面的样子:

3 I was so sorry about the fact that the central heating system in your new house had not been completed by the date promised, I realize the inconvenience our oversight must be causing you and will do everything possible to avoid any further delay. I have already given instructions for the work to have priority and the engineers working on the job to be placed on overtime. These arrangements should see the installation completed by next weekend. 

3、关系准则

   在商业发达的现代社会,时间就是金钱,效率就是生命,所以商务信函的内容一定要简单明了,要切题,不要说一些无关的废话。涉及同一商务活动的信函之间,信函各段内容上一定要相互关联,这样可以避免唐突。在信函的开头可用一句过渡的话,或者涉及的合同号信用证或信函日期联系起来,在信函的正文部分,可以用一些关联词语对不同内容进行连接。

4 Dear Mr. / Ms, 
Thank you for your letter of June 4, enclosing an account of the organization and work of your Chamber of Commerce and Industry. 
We are very grateful for such a detailed account of your activities. This information is certain to help increase our future cooperation. 
Yours faithfully 

上文这个例子把日期写在开头,其实起到了和上封信函联系的作用,让交际对方马上明确这封信函和前面的哪些信函是同一系列的关于某个交易活动的。

4、方式准则

   方式准则就是说在商务英语信函中,表达交易信息的内容一定要清楚明白,要避免语义上的含混,模糊和歧义。在写作中,要使用一些符合行规表义确切的常用术语,以利于双方的理解,使贸易活动得以顺利进行。

    Dear Mr. / Ms, 
I am at present in Hamburg visiting the harbor with a view to making known our new type of container that can contain 100 tons of rice for use in Europe. 
I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 7.00. on that day. 
If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time. 
Yo
urs faithfully  

这则信函有两处语义模糊,一是时间7:00后面没有注明是am还是pm,会给对方造成误解,是早上七点还是下午七点。二是重量单位吨tons,因为世界各国对于“吨”这个重量单位有不用的理解,如果不加以具体说明,会引起误会,导致贸易纠纷。

(二)礼貌原则

1 得体准则

得体准则指的是减少表达有损于他人的观点,即尽量少让别人吃亏, 多让别人受益[2]。在商务往来中,对于对方的信函要及时回复,即使对方反映的问题需要进行调查,也应该回复说明情况,这样让对方感到自己的问题受到重视。也给对方留下办事效率高,工作负责任的良好印象,从而保持双方良好的贸易合作关系。在信函的写作中,始终要站在对方的角度考虑为题,真诚地关心对方,了解对方的需求,利益,这样你的信函才会更加实际和可以接受。

2、宽容准则

宽容准则指的是减少表达利己的观点, 即尽量少让自己得益, 尽量多让自己吃亏。

在商务往来中出现一些失误、摩擦是正常的现象,关键看自己怎样处理事情。所以当遇到对方不满、怨恨甚至无理取闹的时候,为了维持双方正常的贸易往来,一定要冷静,本着友好合作的态度进行协商解决。千万不能火冒三丈,写出更激烈的回信,导致矛盾激化,得不偿失。以礼对待非礼,不是一种退让,而是一种宽容,一种从大局出发,小事糊涂,大事坚持原则的持重表现。

3、称赞准则

称赞准则指的是减少表达对他人的贬损, 即尽量少贬损别人, 尽量多赞誉别人。

在商贸活动中,对对方的商品、技术、服务进行适当的赞扬是很有必要的,可以维护对方的面子,让对方感到愉悦,从而更利于以后的合作。但这种赞扬应该是发自内心的真诚的赞美,否则就会让对方感到虚伪,从而违反合作原则中质的准则。礼尚往来是中华民族的传统美德,世界上的绝大部分也信奉这种做人做事的原则,所以在商务活动中,当对方的行为有惠于你时,一定要表示赞赏和感谢。

4、谦逊准则

   谦逊准则指的是尽量减少对自己的表扬,多贬损自己。每个商家自然都会说自己的产品服务如何如何好,贬低其他同行业的产品。但在大型的正规的商贸往来中,我们一定要遵循谦逊准则。对自己的产品、技术和服务一定要实事求是,不能言过其词,夸夸其谈。要做到言辞谨慎,含蓄内敛,不誉不损,保持客观的态度。尤其是在对待一些客户时,更应该谦逊。因为客户对商家的产品肯定不熟悉,所以肯定会说出一些外行的话,这时,千万不能态度傲慢,居高临下,带有命令和强迫的语气。使对方感到自尊心受到了伤害,不利于建立良好的商业关系。

5、一致准则

一致准则指的是尽量减少自己与别人在观点上的不一致, 即尽量减少双方的分歧, 增加双方的一致。

任何事情都是一分为二的,商务活动也不例外,既有它积极的,美好的一面,也有一些消极的不太好的一面,所以在商务活动中,一定要尽量强化前者,淡化后者,求同而存异。每一方在考虑问题时,自然会站在自己的立场、角度上,对事情的看法可能很难达成一致,但这不妨碍我们为了双方的长远利益,求大同存小异,找出双方都能接受的解决问题的方法。

6、同情准则

同情准则指的是减少自己与他人在感情上的对立, 即尽量减少双方的反感, 增加双方的同情。

在商务活动中,如果确实是因为自己的失误给对方造成了损失,一定要真诚及时地道歉,取得对方的谅解,并且要明确提出合理的补救方案,取得对方的同情。如果说自己发现失误早于对方,这时的道歉和弥补一定能赢得对方的好感和信任,让对方看到你的诚信和全心全意为客户服务的责任心。

三、结语

    在国际商务交际活动中,讲求合作,讲求礼貌就能减少双方的摩擦,建立起良好的合作关系,使商务活动能够顺畅地开展。在现代社会,商务信函承担着传递商业信息,联系商业活动,促进贸易活动的重要作用,所以一定要引起我们足够的重视。在商务信函的写作过程中,不仅要做到语法正确,词语选择得当,语言表述流畅,格式正确,也要做到对合作原则和礼貌原则的遵循,写出得体礼貌的商务信函,从而为商贸活动的顺畅开展尽力。

 

参考文献

1梅庭军,合作原则在商务英语信函写作中的运用,外语教学与研究,2012(8),75-76

2、周瑞琪,语用原则在商务英语信函写作中的运用,广东外语外贸大学学报,2007 (1)

3何自然.语用学与英语学习M.上海外语教育出版社1997.

4Leech G.Principles of pragmatics M.Longman Group Limited1983.

5李爽.国际商务函电M.北京清华大学出版社2008.

6刘婧,对大学英语课程评价的认识与思考,外语教学与研究,2012(8),75-76

7陈楚君,礼貌原则在商务英语信函中的运用重庆工商大学学报(社会科学版),2008(3)135-136

 



[1] 梅庭军,合作原则在商务英语信函写作中的运用,外语教学与研究,20128),75

[2]陈楚君,礼貌原则在商务英语信函中的运用重庆工商大学学报(社会科学版),2008(3)135