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大数据时代企业档案管理研究一一以《山西档案》为例

作者: 发布时间:2019-11-08 17:24:14 阅读: 119 次

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大数据时代企业档案管理研究

——以《山西档案》为例

 

摘要:大数据时代企业的档案管理既面临着挑战也存在着发展的机遇,只有全面树立数据管理思想,提高数据管理能力,才能够促进企业档案管理水平的不断提升,适应新时代的发展方向。基于此,本文以《山西档案》为例,研究大数据时代企业的档案管理面临着哪些挑战并存在着怎样的机遇分析应用科学管理办法提高企业档案数字化管理能力的路径。

关键词:大数据时代企业档案管理《山西档案》

 

引言:《山西档案》是我国比较有代表性的档案管理期刊之一具体的刊物内容有要闻报道、冲击波、论坛、法制建设、问题研究、馆室业务、档案编研、专门档案史海泛舟、史档杂俎、百花洲等版块。进入到新时代以来,《山西档案》应用数字化的管理办法从档案管理的方式与方法入手,不断进行中数字化管理改革。

一、大数据时代企业档案管理面临的挑战

进入到新时代以来,各行各业都应用数字化与智能化的管理方式在进行着档案管理方式的升级,不同的电子计算机设备上传着海量的数据,如果不应用数字化的管理办法,那么单凭人工计算的方式很难对这样海量的数据进行实时处理与深入挖掘。自从2015年提出数字中国的战略发展目标以来,企事业单位的管理人员,很多越来越认识到大数据管理的重要性与迫切性档案管理行业也是如此。

(一)数字化档案管理的重要性

档案对历史事件历史信息的一种记录,在中国长期的发展过程当中一直有着档案信息搜集以及档案分类管理的传统思想,但是进入到新时代以来,随着数据库技术的发展,各种相关的记录浩如烟海,如何在新时代的数字管理局面向做好档案的分类管理工作,是所有企业的大管理人员共同面临的时代课题。

(二)管理理论上的挑战

数字化的管理方式改变了人们对于当管理的传统认知,无论是档案的管理原则还是档案内容的分类原则,都挑战了传统的统一管理法则在数据时代档案信息的获取源头是分散的,这种多元化的数据获取方式使得原始数据的抓取不再像以往那么容易。档案管理人员只有从全生命周期的角度对档案管理进行动态化的分析与确认,提案管理的连续性,才能够提高对于档案管理数据鉴别能力以及分类管理能力,从而在浩如烟海的数据档案当中挑出有价值的部分进行存档于保留。这种工作对于人工来说无疑是难度非常大的,但是相对于计算机的海量信息处理能力这种连续性的全生命信息管理只要输入良好的管理指令,就可以进行连续性的操作[1]

(三)档案分类上面的挑战

从上文的分析可知,不同类型不同来源的档案数据具有不同的价值,在档案管理的过程当中如何快速的结合计算机与人工的相关分析方式,对于档案数据的实际价值进行精准的预测,是实现档案数据管理价值更大化的主要路径之一很多企业目前档案管理都面临着从纸质档案到数字化档案的跨越过程。这种信息的转移与分化,在工作内容任务量上是呈现级数增长趋势的。应用目前的人工数据处理方式或者是计算机数字管理方式很难适应目前的档案管理工作任务量,也无法满足未来的市场需求,无论是在保存档案还是为企业的其他生产管理项目提供数据支撑与服务方面现有的技术都无法满足未来的档案管理发展需求。

(四)档案管理人才上的挑战

很多企业在档案信息化管理的过程当中,由于人才的欠缺档案存档意识不强,而没有对有价值的数字化档案数据进行高效的管理,尤其是进入到数据时代以来,很多档案信息缺乏相应的管理体系这就导致信息泛滥,影响了档案信息管理的系统化程度与精细化程度,因而,档案管理人员只有在这样海量的信息当中,挖掘宝贵的有价值的数据财富,才能够促进档案管理部门可持续发展,实现对于企业未来发展的支撑。

(五)对档案工作体系的挑战

在大数据时代下,目前企业但业务的实际环节与工作流程也受到了明显的挑战,以往的人工数据处理方式都是将档案信息加工成一个成品或者半成品的方式,但是在大数据时代下各种数据是混搭在一起的完整程度不同的数据通过同一个通道进入到管理平台当中,这对于大管理人员的信息收集能力信息处理能力就形成了显著的挑战。

很多软件已经不适合目前的多元化信息发展方向,企业也缺乏相应的软件升级人才,这制约了企业档案管理水平的进一步提升只有利用现代信息技术工具,通过云计算与大数据等等,对于档案当中的数据价值进行发现分析和预测,才能够为企业的未来发展创造更大的价值。

二、抓住时代机遇进行档案管理方式的创新

《山西档案》创刊于1984 年1月,期刊的办刊宗旨是以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论为指导,坚持四项基本原则,宣传贯彻党和关于档案工作的路线、方针、政策,研究和探讨档案学理论,普及深化档案专业知识,交流档案工作经验,公布档案史料,研究革命斗争史,进行革命传统教育,使档案更好地为社会主义两个文明建设服务[2]

(一)运用大数据的理念重新认识企业的档案管理工作

1.认识到工作任务量的升级

企业要应用大数据理念进行相关的档案工作部门建设通过这种数据量的升级,认识到目前管理体系下,档案管理部门对于海量信息存储的相应缺陷。例如,《山西档案》在进行档案管理工作升级的过程当中,就通过5次专题研讨会议对于目前档案管理工作与时代发展方向之间的差距进行了系统的分析,对于一些仍然沿用传统管理方式进行档案归类的管理部门进行了专项的指导使得目前的大数据发展方式可以与企业的未来发展战略适应。《山西档案》建立了综合档案管理市,应用大数据技术对于数据分析数据挖掘数据归档进行全面的探索,应用这种大数据技术对档案的利用方式进行升级。

2.认识到档案的多元化发展趋势

进入到新时代以来,档案的数据类型呈现出多元化的发展趋势,任务量是非常巨大的,企业的发展方方面面都可能被互联网传播平台计算机网络平台新媒体平台以各种各样的方式进行记录存储和传播,也就是说企业每发展经营都会产生海量的信息,要对这些信息进行优化管理,就要应用大数据的自动数据获取能力,对于不同类型的海量数据信息自行自动的抓取

应用大数据的自动存储技术可以将企业的相关管理信息经营信息以及人员信息按照文本图像图形影像声音超媒体链接等不同的方式进行自动化的分类。例如,《山西档案》就应用这种大数据的超链接管理功能,建立了统一的数据管理平台,将所有的数据板块分为了文本形式,图像形式,视频形式等几个主要的分类存储方式,对所有的企业发展数据进行了系统化的管理。

3.利用大数据技术优化企业资源的开发利用

档案资源是企业发展过程当中的宝贵资源,在大数据时代下只有应用先进的科学技术档案开发工作进行方式方法上的创新才能够使得档案管理工作焕发出新的活力

例如《山西档案》就在数据管理与挖掘的过程当中,应用大数据当中的自动信息挖掘技术,对于企业发展过程当中的档案信息编研和开发渠道进行了整合并通过大数据技术当中的数据可视化技术,将历年的档案信息利用情况进行了汇编。通过这种方式,管理人员可以对信息资源利用当中存在的不足一目了然[3]

(二)学习大数据的思维方式

1.信息化思维

信息化思维就是在档案管理工作的过程当中,应用信息节点的方式去看待事物去解决矛盾去处理难题,这就要求企业的档案管理人员适应大数据的工作环境从心理学界的研究成果可以看出,思维方式决定了人类的行为方式,只有建立信息化的思维才能够适应大数据管理形式下档案管理的信息化发展趋势。

2.技术性思维

大数据技术是第四代技术革新与进步的产物,它与物联网技术移动通信技术计算机信息技术数据库技术高度的连接在一起,档案管理人员只有依赖信息技术的发展,依赖技术人员的创新与创造依赖企业档案管理技术的升级与进步,才能够实现对传统档案管理实体的优化开发,更好的利用档案管理当中的各种数据去解决企业实际发展的问题,适应企业未来的战略发展需求。

(三)理顺大数据与档案管理的相关关系

1.大数据就是档案

进入到新时代以来,企业的档案管理人员要在信息时代做好记录工作,也就是认识到“信息记录就是档案数字化的记录”,一旦生成就是不可更改的档案信息原件,因而企业的管理人员要根据大数据产生的主体进行活动的分析以及事件的记录

例如《山西档案》的相关管理人员就认为“大数据就是档案”,大数据产生的主体是人,因而在信息世界,只有对大社会的记忆库进行全面的数据抓取,才能够形成对于企业工作人员数据的全面整理与记录,也就是说,大数据就是档案,档案是大数据的一部分。

2.档案数字化不等于大数据

很多企业在进行档案管理工作方式改革的过程当中,都将数字化的档案信息处理作为企业工作的重点,但是一些工作人员片面地将档案的数字化与大数据等同了起来,认为只要将传统的纸质档案信息进行了数字化的转换,就已经进入到了大数据的档案管理时代这种认知是明显不正确的虽然纸质档案的数据化是大数据当中的一部分,但是它不能完全等同于大数据打信息处理技术。

例如,《山西档案》的工作人员就在数字化档案管理培训的过程当中,着重大数据档案管理的数据自动抓取数据靠拢档案编研档案开发档案数据库的优化建设进行了系统讲解全面提高了工作人员对于大数据的理解深度。

3.创新档案管理的工作方式

1)企业的档案管理人员要明确档案管理的对象建立大数据综合档案管理室,做好档案归类工作完善企业信息的归档与整理应用电子文件以及数据归档技术。

2)对企业生产与管理的关键节点进行全面的控制,掌握实时的企业生产信息,客户互动信息,人员管理信息等等[4]

3)做到企业信息管理界面的数据自动抓取,并通过档案信息的优化检索优化存储,提案信息加工出版的周期。

4)通过精准的推送服务,按照邮件专题汇编等大数据背景下的专题档案服务形式全面的收集档案用户查询过程当中产生的需求语句,从而提高用户服务的精准化程度,提高整个档案管理的人性化体系建设效果。

例如《山西档案》在企业当管理的过程当中就建立了信息数据共享平台,并且不断地优化渠道与网络,通过这种信息化的载体形式,应用计算机检索技术在线咨询互动技术及时的与用户进行相关沟通。

结论:综上所述,在大数据背景下,企业的档案管理要通过整理编撰汇总等技术的升级,为用户提供更加可靠的系统服务。从本文的分析可知,研究大数据背景下企业的档案管理有利于我们从问题的角度看待目前企业当管理遇到的挑战与困难因而我们要加强系统性研究深化对于档案管理工作的认识,提高服务的全面性与数据管理的动态化程度。

参考文献:

[1]王艳霞.对大数据时代下企业档案管理工作的思考[J].兰台内外,2019(16):10-11.

[2]邱巧艳.大数据时代企业档案管理的实物与声像档案数字化管理分析[J].知识经济,2019(04):99+101.

[3]安艳茹.大数据发展对档案信息化管理的影响及对策[J].科技经济导刊,2018,26(22):208-209.

[4]钱毅,刘涛.面向智能档案管理的企业数据治理路径研究[J].山西档案,2018(02):5-8.

[5]李芳芳.发达档案管理对中国档案行政职能转变的启示[J].山西档案,2014(01):90-92.