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高校档案管理工作面临的主要问题及对策研究

作者: 发布时间:2019-11-17 11:59:04 阅读: 112 次

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高校档案管理工作面临的主要问题及对策研究

 

摘要:在当今这个信息化的时代,高校档案管理面临着许多问题。如何在网络信息发达的当今社会,安全有效的进行档案管理,成了每个单位需要解决的重要问题。如管理模式跟不上时代的发展,管理器材落后、老旧,管理人员的选拔不够完善等。基于此,本文会对高校档案管理工作面临的问题做一次全面的分析并给出解决问题的对策。

关键词:档案管理;主要问题;对策

 

前言:高校档案是每个学生选拔,考核等基本信息的记录,对学校及时调出学生信息有着至关重要的作用。但随着时代的快速变化,档案管理的方法严重缺乏创新,这就造成了问题的产生。所以,我们要根据实际情况,结合当前社会发展形势,针对出现的问题,提出合理的解决方案。进一步的改善高校档案管理所出现的问题,为今后的良好发展奠定基础。

一、高校档案管理工作出现的问题

(一)档案管理模式难以跟上时代的发展

     随着信息化时代的到来,网络的迅速发展传统的档案管理模式已经难以与时代接轨,现在的档案管理并不是只拘泥于手写纸张更多的是借助互联网转换为信息化,数字化,上传到电脑中。但很多高校并没有意识到这个问题,依旧固步自封,守着以前的传统模式,缺乏创新精神档案管理自然就出现了问题[1]

(二)档案管理人员综合素质不高

     由于档案管理这一工作缺乏创新性和技术性,加上之前各高校的档案管理专业较少。所以就造成了专业管理人员的缺失,许多管理人员并没有接受过专业的管理知识培训以及技术指导,而是直接上岗。这是造成管理人员综合素质不高的原因之一。在以前,大多数人认为档案管理这一工作并没有发展前景,缺乏挑战性,进而导致管理人员的严重匮乏。用人单位只好扩大招聘范围,降低招聘标准。加上领导不是很重视这份职位,造成了恶性循环。并且这个问题在信息化发展迅速的今天也显得越来越明显。所以,进一步提案管理人员的综合素质就显得尤为重要[2]

(三)档案管理的制度不完善,设备落后

     据调查,现在很多单位的领导对档案管理这一工作不够重视,从而导致了档案管理制度的缺失。例如在借阅档案的时候,并没有一套完整的借阅流程,谁想用谁就可以拿走。或者凭借私下里的关系随意借阅。归还后,管理人员并没有及时进行仔细的校验核对,检查档案是否缺失。这些情况都是造成档案管理问题产生的主要原因。而且大多数高校的档案存放都是利用纸质的档案袋存放,并没有及时的录入到电脑里面。纸质的存放很容易丢失或者损坏,再加上管理人员的疏忽,档案的安全得不到保障。甚至有的学校由于没有合理的掌控纸质档案存放环境的温度与湿度,导致档案受潮,发霉。即使将档案数据存入到计算机中,由于计算机杀毒软件的落后,导致档案的损坏甚至是丢失,一旦档案丢失,造成的后果也将是非常严重的[3]

二、高校档案管理问题的解决对策

(一)加强档案管理的创新精神

     首先,要进行思想观念上的创新,先有思想,才能有行动。我们要彻底抛弃传统落后的思想,结合现代发展规律,制定有针对性的解决方案。用新的发展理念创造更优质的管理模式。进而,领导要对档案管理重视起来。可以多多与管理人员进行沟通,聊一聊最近的情况,以及他们个人对这份工作的想法,树立正确的管理观念。只有了解了基层员工的想法,才可以更好的对他们进行正确的领导。其次,要在管理手段上进行创新。目前许多高校受传统模式的影响,在档案的记录上依旧处于手写阶段。这不仅耗费人力物力,也使档案的录入效率和准确度大打折扣。而这个问题在近几年变得越发的明显,学校为了解决这个问题,可以引进一些现代化的手段。例如将纸质的档案转换为电子档案,存入到计算机中,妥善保管。这样既节省了时间,又提高了效率。同时建立完善的电子档案管理机制,避免电子档案的泄露。最后,也应加大在人员、设备、以及资金投入方面的重视,全方面的解决档案管理落后的问题[4]

(二)提高管理人员的综合素质

     针对提案管理人员综合素质这一问题,主要从两个方面考虑。

    ,强化管理人员的综合素质。加强管理人员的专业技能知识,有条件的高校可以开设专门的档案管理学专业,外聘专业的老师对他们进行授课。让管理人员接受到理论、方法、与技能的全方面培养。同时加强管理人员的计算机水平,加强对网络信息化的重视程度,并且不断的对管理人员进行改造培养。使他们紧跟着时代的发展步伐。其次,要对管理人员有明确的分工,有针对性的进行管理。

第二,提升管理人员的责任感。同时确立管理人员的责任性,让他们意识到自己的工作对于团队甚至是整个学校都是非常重要的。有许许多多的例子摆在我们面前。有很多企业家,对档案管理的重要性没有足够的认识,不加以重视。后来导致问题频出,管理人员基础差、工作缺乏责任心和耐心、敷衍工作、缺乏基本的计算机应用知识,管理设施简陋。有的管理员甚至身兼多项职务,这样就大大降低了档案管理的效率,从而对公司产生了许多的负面影响。

第三,强化管理群体。档案管理工作的不完善直接导致公司的发展跟不上现代社会的步伐,严重的甚至会使公司倒闭。学校也是一样的,没有一个好的管理群体,根本无法在这个信息化的时代发展下去,最后的结局也会相当悲惨。所以,我们必须要让员工认识到这个工作的重要性。并且有方向的合理分配员工的工作,加强对员工的管理,充分的重视起这一职业。多方面的提高管理人员的综合素质[5]

(三)创建完善的管理制度,引进先进的管理设备

     想要解决档案管理的问题,那么创建完整的管理体系是至关重要的。

    首先要把所有流程系统化。例如,档案录入后要仔细校对,档案整理后要分类,存档后的资料要按时的录入到电脑中去。目录要与档案相对应,一个也不能差。如果档案有遗漏的现象要及时的报备,这样方便今后对档案的查找。并且借阅档案时要出示相关的有效证件,管理人员及时的进行登记,同时规定归还日期,超过归还日期的要有相对应的措施。这样可以大大的避免档案的缺失,为学校减少不必要的损失。同时要对档案进行系统的分类,例如文书档案、教学档案、教师教学档案、学生档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案等诸多方面。这些都要系统的进行分类管理,方便日后的查找。

其次,是对管理人员的管理。在保证管理人员的综合素质的前提下,对员工进行系统严格的管理。例如,可以在管理人员中选取表现突出的员工进行表扬和奖励,这样不仅对表现突出的员工是一种鼓励,同时也给其他员工树立了榜样,建立了目标。他们也会朝着正确的方向努力,渐渐的形成了一个良性循环。

最后,要对现有的设备进行全面的检查,把陈旧的、落后的设备替换掉。管理设备先进了,不仅有利于管理人员日常的管理,而且大大提高了工作效率。在当代信息快速发展的时代中,先进的设备是尤为重要的。其中包括最基础的计算机、杀毒软件、数据存储器等。只有灵活运用这些先进的设备,才能够更好的对档案进行系统有效的管理。并且要时刻对设备进行更新升级,这样才能保证管理效率[6]

结论:综上所述,从全文来看,想要真正解决档案管理的问题我们大致需要做到以下几个方面。在领导重视这个问题的前提下,不断创新,勇于接受新的观念和新的理论,并将其运用到实践中去,提高管理人员的综合素质。其中包括专业的知识技能、先进的理论观念以及强烈的责任感和奉献精神等。这些都应是学校要重点培养的方面。其次,要制定一个健全的档案管理制度,从各个角度进行管理。例如对档案的管理、对员工的管理、对管理设备的管理。这些都需要细致具体的制定管理方案。只有做到以上几个方面,档案管理才能够进一步完善和发展,高校档案管理的问题才能够进一步解决。

参考文献:

[1]郭良辉,刘春华.合并高校档案管理工作面临的问题与对策研究[J].科技信息,2015,24:67.

[2]王朝阳.高校档案管理工作面临的主要问题及对策研究[J].华北水利水电学院学报(社科版),2016,05:44-46.

[3]肖东华.高校档案管理工作面临的主要问题及相关对策探析[J].经营管理者,2014,03:301.

[4]杨丽.浅析高校学生档案管理工作面临的问题及对策[J].内蒙古科技与经济,2014,11:159+161.

[5]纪玮.浅谈高校教学档案管理工作面临的问题和对策[J].山东行政学院山东省经济管理干部学院学报,2009,06:140-142.

[6]刘莉娟.高校学生档案管理工作面临的问题及对策[J].咸阳师范学院学报,2008,06:121-123.