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浅谈数字化档案管理

作者: 发布时间:2019-12-11 12:57:42 阅读: 72 次

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浅谈数字化档案管理

 

摘要:本文以档案管理为研究视角,针对数字化档案管理展开分析讨论。首先从档案管理效率以及档案利用效率两个角度分析数字化档案管理的重要意义;然后结合数字化档案管理的特点,从电子信息安全、专业人才培养和具体工作模式三个维度讨论数字化档案管理体系的构建。

关键词:档案;档案管理;数字化

 

前言:档案是人类发展实践中留下的资料,清晰而完整的记录了人类发展历程,所以如何进一步提案管理工作效率已经成为集中关注的问题。在电子计算机技术、网络信息技术快速发展的今天,数字化档案管理应运而生,为全面提案管理工作水平提供了方便,所以相关部门应该与时俱进、抓住时代发展的机遇快速构建起数字化档案管理体系。

一、数字化档案管理的意义

(一)提案管理效率

    档案是对社会生产与生活的记录,其是一种丰富的信息资源,在其中汇聚了大量的信息。数字化档案管理是利用电子计算机等现代化手段实现对档案文件的整理与保管。,在人工立卷的过程中,相关工作人员是根据自己的理解或者经验,实现对文件资料的分类,尽管在工作实践中会参照统一的标准,但是因为每一位工作人员对于标准的理解不尽相同,所以对于同一文件的分类也会产生一定的差异,这就为后续的管理工作带来了诸多的不变。而利用电子计算机立卷,可以根据相关标准设置文件的类别,实现对档案文件的自动分类,这样一来就可以减少人为因素对档案整理的影响,同时可以有效提高工作效率。第二,利用传统方法立卷的时候,受到多种原因的影响与制约,不可避免的会出现一些错误或者误差,而当发现立卷文件存在不完整的情况下,需要进行拆卷处理,同时还要对卷内的全部文件进行重新排序,卷内的文件目录也要重新编写。而通过电子计算机进行立卷的过程中即使发现存在遗漏的情况下,可以利用系统中的相关功能方便快捷的插入文件,文件的目录也可以自动生成,这样一来就可以节约诸多时间,进而提高工作效率[1]。第三,在人工立卷的过程中,对于那些不符合规范文件要求的纸张进行裁剪,这就使得文件的全貌会遭受一定的破坏。而利用电子计算机立卷,可以保证全部档案文件的全貌,同时由于人工智能操作的效率要比传统人工操作的效率高很多,所以就不会出现文件积压现象,这样一来也使得档案管理的工作效率得到提升。

(二)变革档案利用方式

    档案是具备不可估量价值的,所以档案管理工作非常重要,要采取行之有效的方法实现保管期限的不断延长。在过去,纸质材料是档案的载体,而这一载体的保管期限会受到诸多因素的影响,而在数字化档案管理中,电子信息是档案的载体,电子文件是利用者使用档案的载体,这样一来不仅可以使得档案管理的期限得到延长,同时可以预防与规避使用档案过程中对档案造成的损坏。与此同时,将纸质档案数字化处理,可以档案利用方式的改变。相关工作人员将数字化档案文件存入到计算机的储存器当中,实现了对档案的电子化、无纸化管理,这样一来使用单位就可以实现对档案的高效利用,降低了档案管理工作人员的工作强度,同时也冲破了传统档案管理与使用过程中“孤本”的瓶颈,也就是说一份档案文件可以同时为多个使用部门提供服务,大大提高了档案的利用效率[2]

二、数字化档案管理体系的构建

(一)切实保证档案信息安全

    众所周知,数字化档案管理是基于电子计算机技术、网络信息技术的档案管理方式,而档案管理的基本要求就是确保档案的安全。所以若想全面实现档案管理数字化,就必须要构建起标准化的、现代化的计算机信息系统。电子计算机技术、网络信息技术的快速发展,使得电子档案覆盖的范围逐渐扩大,档案的数量迅速增加,随之而来的现实问题就是如何去有效防范档案信息安全问题,如计算机病毒以及黑客攻击等,切实保证电子档案的安全性。因此,在构建数字化档案管理体系的过程中,专用于档案管理的服务器必须要安装上防火墙等软件工具,在构建信息系统的过程中一定要设置身份认证、访问权限控制等完善的内部安保措施,以保证电子档案的安全。在实现数字化档案管理的实践中,要对档案管理程序、电子档案数据库、档案资料等实施多样备份,对于内容不允许完全开放的档案来讲,不应该利用拷贝的方式提供档案使用,对于此类文件的浏览必须要在有效监控的状态下实现。与此同时,利用网络技术为使用单位或者个人提供档案信息的时候,对于具有密级的档案信息必须要进行加密处理,同时应该对全部的密钥进行定期的更改,进而有效规避由于错误的操作而引发的各类安全问题[3]

(二)充分发挥“双轨”优势

    数字化档案各类尽管已经发展多年,但是时至今日依旧处于发展中阶段,在构建数字化档案管理体系的过程中需要面对诸多问题,而这些问题需要逐步解决,所以在现在乃至未来的一段时间中档案管理依旧要实行和保留“双轨”并行的管理机制。纸质档案与电子档案在档案管理实践中需要构建起一一对应的关系,在具体工作当中要实现“两手抓,两手都要硬”,有效发挥实体档案管理和数字化档案管理各自的优势。在档案利用方面,应该循序渐进的构建起将电子档案利用为主体、纸质档案利用为辅助的服务模式。建议利用拷贝电子档案向使用部门以及个人提供原始状态的档案,从而确保档案在使用过程中的权威性;利用网络信息技术实现对电子档案的传输,有效解决档案使用者在使用档案的过程中受到时间与空间双重限制的窘态,进而提案利用效率,节约更多的时间以及人力资本;有效利用档案管理系统管理中的检索功能实现对档案的精准定位以及快捷查找,如可以利用SEAS7.5档案管理系统,具有利用档案需求的使用者通过申请之后可以进入到系统当中,在系统上按照自己的需求输入关键词条,利用系统自带的条目检索以及全文检索功能就可以实现对需要文件的快速查找,进而开始查阅、下载等动作。

(三)继续强化人才培养力度

    档案管理是一项具有悠久历史的工作,如今纸质档案已经形成了比较科学的管理机制,依旧是现阶段主要的档案管理形式,而经过数字化处理的档案资源,具备了纸质档案所不具有的可重复性、多平台共同利用、实时等多方面的优势,在信息技术快速发展的新时代中,数字档案必将成为档案资源存储以及管理的主要对象。在档案数字化之后,作为一线工作人员,只懂得纸质档案管理相关知识是不足以应对新工作形式下的新问题的,所以作为档案管理工作者必须要学习电子文件以及数字档案等相关理论知识,才能适应时代发展的步伐,逐步提案管理的工作效率。,档案管理工作人员需要具备多元化的知识体系,如今各类科学技术成果在档案各类实践中的应用,迫使相关工作人员一定要不断学习以完善自身的理论知识体系,其中非常关键的就是要学习计算机应用、数学模型等相关知识,因为这些内容对于全面实现数字化档案管理发挥关键作用。第二,档案管理工作人员一定要全面掌握相关领域的专业知识、档案管理系统的操作以及维护方法,进而提高利用电子计算机办公的能力,最终使得档案管理工作效率得到快速提升。第三,相关工作人员不仅要娴熟的操作计算机系统,还要学会如何去防范计算机安全问题,确保数字档案的安全性。基于此,在日后的工作实践中,档案管理人员自身要认识到完善自身理论知识体系以及实践技能的重要性,相关部门也要积极开展业务培训与交流,有效利用“以老带新、以强带弱”的方式实现互帮互学,最终打造起一支专业知识扎实、职业技能娴熟、职业素养极高的现代化档案管理队伍,推动数字化档案管理体系的构建与执行。

结语:实现数字化档案管理是提案管理效率的需要,是提案使用效率的需要。若想快速构建起数字化档案管理体系,应该从人才培养、模式创新等几个方面着手,实现档案管理工作水平的全面提高。

参考文献:

[1]范淑敏.浅谈建立数字化档案管理体系的方法策略[J].赤子(上中旬),2017(06):176.

[2]侯涛.浅谈建立数字化档案管理体系的方法策略[J].才智,2015(10):369.

[3]夏亚平.对数字化档案管理的几点思考[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集,2014(00):268-270.